Как сократить трудозатраты при первом применении МСФО с помощью ИТ-решений

Если вы еще не определились с последовательностью перехода на МСФО, рекомендуем ознакомиться со статьей, в которой разбираем 5 основных этапов подготовки первой отчетности, сроки и задачи каждого из них.

Наибольшие трудозатраты обычно приходятся на сбор и трансформацию данных. На этом этапе необходимо выгрузить информацию из учетных систем разных юридических лиц, привести ее к единой структуре, внести корректировки и провести консолидацию.

Большой объем ручных операций возникает и на финальной стадии подготовки отчетности: числовые показатели необходимо перенести в формы, подготовить табличные и текстовые примечания, проверить взаимосвязи между показателями и обновить связанные раскрытия после внесения корректировок.

В практике нашей команды есть примеры компаний, которые внедряли ИТ-решения уже на стадии подготовки к первому применению, чтобы сократить нагрузку на специалистов. Это позволяет сразу выстроить целевой процесс выпуска отчетности. В дальнейшем специалистам не приходится заново переносить в ИТ-систему и адаптировать Excel-таблицы, которые использовались ранее.

При выборе ИТ-решения важно определить приоритетные направления. Как правило, автоматизация позволяет сократить время и трудозатраты на выполнение 3 ключевых задач:

• подготовку входных данных по РСБУ — за счет автоматизированного сбора и преобразования данных из учетных систем с минимальным участием бухгалтерии;
• консолидацию — благодаря автоматической сверке и исключению внутригрупповых операций, формированию примечаний к отчетности на основе подготовленных данных;
• подготовку итогового комплекта отчетности с пояснениями и примечаниями.

Определив приоритетные участки для автоматизации, можно переходить к выбору решения.

Автоматизировать подготовку отчетности можно с помощью разных инструментов — это может быть использование расширенных возможностей Excel, доработка учетной системы или внедрение специализированных решений. Разберем каждый из этих вариантов.

Excel — наиболее доступный и простой в освоении инструмент. Он может быть эффективным при небольшом количество компаний в группе и ограниченном объеме операций. Однако по мере роста группы и усложнения требований начинают проявляться недостатки: при внесении изменений в методологию (например, после выхода новых поправок к стандартам) сложно отследить, что корректировки учтены во всех файлах. Кроме того, подготовка примечаний, собранных из разных источников, требует значительных ручных усилий и повышает риск ошибок.

ERP-модуль — мощное, но дорогое решение, требующее длительного внедрения. Проект обычно длится 12–24 месяца, поэтому компания, скорее всего, не успеет автоматизировать отчетность к первому официальному периоду, если только проект не был запущен задолго до перехода на МСФО. Кроме того, большинство ERP-систем ориентированы на учетные операции и не имеют встроенного функционала для подготовки текстовых и табличных раскрытий, что оставляет задачу формирования книжки отчетности с пояснениями и примечаниями за пределами автоматизации.

Это программы для управления эффективностью бизнеса. Обычно они содержат блоки бюджетирования, управленческого учета, сценарного моделирования. В них можно визуализировать данные в виде дашбордов и таблиц. Модули трансформации и консолидации позволяют облегчить процесс подготовки отчетности, однако работа по формированию итогового комплекта отчетности остается трудоемкой из-за ручной сборки.

Специализированные решения для автоматизации финансовой отчетности представляют собой оптимальный вариант для компаний, которым требуется готовая платформа в разумные сроки. Такие системы охватывают большинство операций, связанных с формированием отчетности, и позволяют закрыть весь цикл, вплоть до подготовки итоговой отчетности с пояснениями и примечаниями.

После ухода зарубежных вендоров система SUMRA стала первым российским решением такого класса. Она позволяет формировать полный комплект отчетности по МСФО и РСБУ, включая текстовые и табличные примечания, а механизм сквозного обновления обеспечивает корректировку связанных показателей при изменении исходных данных. Система широко применяется в компаниях из разных отраслей.

Рассмотрим основные критерии, которые влияют на выбор ИТ-системы.

Если компания готовит несколько видов отчетности, стоит оценить, сможет ли одна система работать одновременно с МСФО, РСБУ, управленческой отчетностью или отчетностью для банков. Единая система позволяет использовать общую информационную базу и не дублировать одни и те же операции в разных инструментах.

Если компания планирует вести финансовый учет одновременно по РСБУ и МСФО, требования к решению будут отличаться от ситуации, когда МСФО формируется путем трансформации данных РСБУ. При трансформационном подходе нет необходимости перестраивать учетный контур только ради первого применения МСФО. В этом случае может быть достаточно решения, которое получает данные из существующих учетных систем и автоматизирует их преобразование и подготовку отчетности.

Консолидация может выполняться непосредственно в ERP либо во внешней системе — например, CPM/EPM или Disclosure Management-системе. При выборе важно оценить, где уже находится необходимая информация, какие операции автоматизированы сегодня и сколько ручных действий потребуется для передачи данных между системами.

Даже если сбор данных, трансформация и консолидация автоматизированы, финансовой службе может по-прежнему приходиться вручную формировать итоговый комплект отчетности и обновлять примечания.

Поэтому стоит заранее проверить, позволяет ли система:

• формировать полный комплект отчетности;
• автоматически заполнять табличные примечания;
• связывать показатели между формами и раскрытиями;
• обновлять связанные данные после внесения корректировок;
• выполнять математические и логические проверки.

Если ИТ-решение должно использоваться не только для подготовки отчетности, но и для управленческой аналитики, необходимо оценить возможности BI и сценарного моделирования. Если основная задача — автоматизация подготовки финансовой отчетности, приоритетными будут другие функции: трансформация, консолидация, управление раскрытиями и формирование итогового комплекта.

Срок внедрения разных классов решений может существенно различаться — от нескольких месяцев до 2 лет. При первом применении МСФО этот фактор особенно важен. Если до первого обязательного выпуска отчетности остается несколько месяцев, масштабный проект по перестройке ERP или внедрению нового сложного решения может не уложиться в сроки. В такой ситуации целесообразно рассматривать системы, которые можно внедрить в более короткий срок и которые не требуют полной перестройки существующей учетной инфраструктуры.

Заключение

Главный эффект ранней автоматизации — возможность сразу сформировать устойчивый процесс подготовки отчетности вместо временной схемы, которую впоследствии придется перестраивать. Система берет на себя повторяющиеся операции с данными, а финансовые специалисты могут сосредоточиться на методологии, анализе показателей и взаимодействии с аудиторами.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли автоматизировать подготовку отчетности, начиная с первого применения МСФО, без изменения учетной системы?

Да. При трансформационном подходе специализированное решение может получать данные из действующих учетных систем и автоматизировать преобразование данных, консолидацию и подготовку отчетности без перехода на новый учетный контур.

Что можно автоматизировать при первом применении МСФО?

В первую очередь стоит автоматизировать операции с большим объемом данных: сбор информации из учетных систем, ее систематизацию, расчет некоторых трансформационных корректировок и консолидацию. Также следует рассмотреть возможность автоматизации сбора отдельных раскрытий и сверки данных.

Нужно ли внедрять ИТ-решение до первого применения МСФО?

Не обязательно, но ранняя автоматизация позволяет структурировать целевой процесс подготовки отчетности и избежать последующего переноса временных Excel-моделей и процесса сбора во внедренное ИТ-решение. Это также снижает вероятность того, что после внедрения придется полностью пересматривать сложившиеся процессы. Такой подход будет особенно актуален для групп компаний с большим количеством юридических лиц, перед которыми стоит цель регулярной и оперативной подготовки отчетности по МСФО.

Можно ли использовать Excel вместе с ИТ-решениями для автоматизации выпуска финансовой отчетности?

Да. Автоматизация не означает полный отказ от Excel. Табличный редактор может использоваться для отдельных расчетов и анализа данных, а также составления небухгалтерских показателей, тогда как операции по систематизации показателей, консолидации, сверке, сбору бухгалтерских показателей и формированию отчетности будут выполняться в ИТ-решении, например в SUMRA.

Как понять, какое решение подойдет компании?

Подготовку к автоматизации стоит начинать с анализа действующих процессов организации выпуска видов отчетности, актуальных для группы. Важно понять, какие виды отчетности готовятся, сколько юридических лиц входит в группу, как выполняется консолидация и какие трансформационные корректировки применяются. На основе этого анализа можно выявить, какие операции выполняются вручную или несут в себе риски ошибок и задержек. Исходя из этого, можно определить необходимый класс решения, функциональность, сроки и бюджет внедрения.