Компания «Вектор Рейл» в 2 раза ускорила подготовку отчетности

«Вектор Рейл» — ведущая компания на рынке оперативного лизинга железнодорожных грузовых вагонов России. Парк компании насчитывает 63 тысячи современных и наиболее востребованных вагонов.

ООО «Вектор Рейл Менеджмент» (входит в группу компаний «Вектор Рейл») ведет бухгалтерский и налоговый учет девяти компаний в структуре крупного железнодорожного оператора, специализирующегося на перевозке сжиженных углеводородных газов. С вступлением в силу ФСБУ 4/2023 организация столкнулась с необходимостью ежеквартально формировать промежуточную бухгалтерскую отчетность по всем бизнес-единицам в объеме, сопоставимом с годовым.

Компании было важно справиться с дополнительным объемом работ ресурсами существующей команды и соблюдать сроки выпуска промежуточной отчетности.

Наиболее трудоемким был процесс подготовки пояснений, так как он осуществлялся вручную в редакторе Word. Это приводило к высокому риску технических ошибок и необходимости многократной сверки данных.

Дополнительно процесс осложняли:

• большое количество выгрузок из 1С:Бухгалтерия в Excel для сборки табличных раскрытий;
• ручной перенос данных из Excel в текстовую и табличную части пояснений;
• необходимость ручных корректировок данных при перезакрытии баз с последующим контролем их отражения во всех взаимосвязанных раскрытиях.

Чтобы преодолеть эти трудности, компания приняла решение об автоматизации подготовки отчетности.

Ключевыми требованиями к проекту автоматизации были:

• соблюдение единой структуры отчетных форм и пояснений для всех компаний;
• максимальная унификация пояснений там, где это возможно, с сохранением специфики бизнеса каждой компании;
• ориентация на формат пояснений, согласованный с аудиторской компанией из бывшей «Большой четверки».

Компания «Вектор Рейл Менеджмент» искала решение, которое бы позволяло:

• формировать на единой платформе полный комплект книжки отчетности, включая пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах;
• снижать риски технических ошибок при подготовке отчетности благодаря автоматизации расчетов и контрольных соотношений;
• сокращать трудозатраты на подготовку и актуализацию пояснений, в том числе при перезакрытии баз и повторных выгрузках.

Этим критериям соответствовала российская система SUMRA.

Процесс внедрения системы SUMRA занял три месяца, затем компания-заказчик самостоятельно тиражировала настройки на базы других компаний группы.

Настройка выгрузки данных и структуры отчетности

Заказчик предоставил команде ARMUS PRO пакеты бухгалтерской отчетности и доступ к базам 1С по двум компаниям группы — АО «СГ-транс» и АО «Вектор Рейл Актив». Специалисты проанализировали данные, разработали и согласовали план счетов с учетом специфики хозяйственных операций каждой компании.

Затем команда внедрения настроила автоматическую выгрузку данных из 1С с необходимой степенью детализации, провела первые тестовые выгрузки и совместно с заказчиком согласовала структуру пояснений. По итогам обсуждения специалисты настроили связь между учетными данными и полями в формах отчетности в первой выгрузке и собрали корректировки.

Обучение работе с системой

Обучение проводилось на примере одной компании группы в формате практических видеозанятий. После этого сотрудники «Вектор Рейл Менеджмент» самостоятельно формировали выгрузки и настраивали соответствие данных формам отчетности за сравнительные периоды, при необходимости обращаясь к специалистам ARMUS PRO за консультациями.

Самостоятельное тиражирование баз

Специалисты «Вектор Рейл Менеджмент» самостоятельно перенесли настройки SUMRA на базы остальных компаний группы. В процессе подготовки отчетности за девять месяцев 2025 года план счетов расширялся по мере появления новых видов операций и необходимости более детального раскрытия данных. На протяжении всего этапа команда ARMUS PRO обеспечивала техническую и консультационную поддержку.

«Вектор Рейл Менеджмент» перевела шесть компаний группы на подготовку отчетности в SUMRA. Изменения, которые отметил заказчик после внедрения:

• сокращены в два раза сроки подготовки отчетности (с 20-30 до 5-15 часов на одну компанию за отчетный период);
• выработан единый подход к раскрытию и детализации показателей отчетности на каждую отчетную дату и за каждый отчетный период, что поддерживает сопоставимость данных, требуемую ФСБУ 4/2023;
• реализован автоматический перенос сравнительных показателей за предыдущие периоды при подготовке пакета отчетности за новый отчетный период;
• упрощено формирование табличных раскрытий на основании выгрузок из учетных систем;
• снижено количество ошибок при суммировании и расчете итоговых данных в пояснениях за счет автоматизированных контрольных соотношений.

В течение 2026 года «Вектор Рейл Менеджмент» планирует завершить переход оставшихся трех компаний группы на подготовку пакетов отчетности в SUMRA.